I POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Niniejszy regulamin (dalej: Regulamin) określa zasady korzystania z usług świadczonych przez Kliniki ADHD Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Karola Bohdanowicza 17/37, lok. A-I, 02-127 Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000988293, NIP 5252920754, REGON 522924007 (dalej: Klinika).
2. Klinika świadczy usługi z zakresu diagnostyki ADHD, wsparcia psychologicznego, psychiatrycznego oraz coachingu, zarówno stacjonarnie, jak i z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych.
3. Każda osoba korzystająca z usług Kliniki (dalej: Klient lub Pacjent) zobowiązana jest do zapoznania się z treścią Regulaminu przed przystąpieniem do pierwszej wizyty lub rezerwacji.
II ZASADY REZERWACJI I KORZYSTANIA Z PORTALU
1. Rezerwacja wizyt odbywa się za pośrednictwem dedykowanego portalu rezerwacyjnego Kliniki, telefonicznie lub osobiście.
2. Portal Kliniki został zaprojektowany zgodnie z zasadami Neuroinclusive Design, co oznacza priorytetyzację jasnej komunikacji, redukcję zbędnych bodźców oraz optymalizację dla urządzeń mobilnych.
3. Klient, dokonując rezerwacji, podaje dane kontaktowe niezbędne do realizacji usługi. Klinika zapewnia, że na etapie wstępnej rezerwacji nie są gromadzone dane medyczne ani wrażliwe (np. PESEL), chyba że wymaga tego odrębny proces w certyfikowanym systemie EDM (MyDr).
4. Klinika wykorzystuje rozwiązania sztucznej inteligencji w celu wspierania procesu rezerwacji, w szczególności w zakresie dopasowywania terminu wizyty do preferencji Klienta oraz dostępności specjalistów. Systemy AI działają pod nadzorem personelu Kliniki i nie zastępują decyzji terapeutycznych ani diagnostycznych. Klient zostaje poinformowany o wykorzystaniu rozwiązań AI w toku procesu rezerwacji.
III PROCES REZERWACJI I POTWIERDZENIA WIZYTY
1. Rezerwacja wizyty następuje za pośrednictwem portalu rezerwacyjnego Kliniki, telefonicznie lub osobiście. Z chwilą złożenia rezerwacji wizyta uzyskuje status zgłoszenia oczekującego na potwierdzenie.
2. Etap 1 — Potwierdzenie wstępne. Potwierdzenie wstępne rezerwacji następuje automatycznie (gdy dostępność specjalisty i parametry wizyty są jednoznaczne) albo manualnie przez recepcję Kliniki (gdy potwierdzenie wymaga weryfikacji terminu, specjalisty lub innych okoliczności). Pacjent otrzymuje powiadomienie o wstępnym zarezerwowaniu wizyty drogą elektroniczną (e-mail lub SMS) oraz w portalu pacjenta.
3. Etap 2 — Zgody i akceptacja Regulaminu. Jeżeli Pacjent nie posiada w systemie Kliniki aktualnych zgód (zgody na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z RODO oraz akceptacji niniejszego Regulaminu), wraz z powiadomieniem o wstępnym zarezerwowaniu wizyty otrzymuje link do podpisania wymaganych zgód oraz akceptacji Regulaminu. Powiadomienie zawiera informację, że wizyta zostanie potwierdzona ostatecznie wyłącznie po podpisaniu/akceptacji wymaganych dokumentów.
4. Pacjent zobowiązany jest do podpisania zgód i akceptacji Regulaminu niezwłocznie, najpóźniej na 3 (trzy) dni przed planowanym terminem wizyty. W przypadku braku podpisania zgód w wyznaczonym terminie wizyta zostaje automatycznie odwołana, a Pacjent otrzymuje powiadomienie o anulowaniu rezerwacji drogą elektroniczną.
5. Etap 3 — Potwierdzenie ostateczne i płatność. Po otrzymaniu kompletu wymaganych zgód oraz akceptacji Regulaminu, Pacjent otrzymuje potwierdzenie ostateczne wizyty wraz z informacją o dostępnych metodach płatności oraz terminie, w jakim płatność powinna zostać dokonana, zgodnie z zasadami określonymi w sekcji IV niniejszego Regulaminu (zasady różnią się dla wizyt pierwszorazowych — wymóg przedpłaty 3 dni robocze przed terminem — oraz dla wizyt kolejnych).
6. Aktualność zgód. W przypadku gdy Pacjent posiada w systemie Kliniki ważne zgody RODO oraz aktualną akceptację Regulaminu, Etap 2 (podpisanie zgód) zostaje pominięty, a po wstępnym potwierdzeniu Pacjent przechodzi bezpośrednio do Etapu 3 (płatność).
7. Wszystkie powiadomienia w procesie rezerwacji wysyłane są drogą elektroniczną (e-mail, SMS) oraz, jeżeli Klinika udostępnia odpowiedni portal pacjenta — również poprzez ten portal, na dane kontaktowe podane przez Pacjenta przy rezerwacji. Klient zobowiązany jest do zapewnienia poprawności i aktualności tych danych.
8. Mechanizm składania zgód i akceptacji Regulaminu. Podpisanie wymaganych zgód oraz akceptacja Regulaminu odbywają się w formie dokumentowej w rozumieniu art. 77² Kodeksu cywilnego, z wykorzystaniem mechanizmu dwuskładnikowej weryfikacji:
• Klient otrzymuje na adres e-mail wskazany przy rezerwacji link do panelu podpisu, w którym prezentowana jest pełna treść Regulaminu oraz wymaganych zgód RODO;
• w trakcie procesu podpisu Klient otrzymuje na numer telefonu wskazany przy rezerwacji jednorazowy kod weryfikacyjny SMS;
• wpisanie prawidłowego kodu w panelu podpisu stanowi potwierdzenie woli wyrażenia zgód i akceptacji Regulaminu.
9. Klinika może wprowadzać dodatkowe lub alternatywne formy elektronicznego potwierdzenia zgód o równoważnym lub wyższym poziomie bezpieczeństwa (np. Profil Zaufany, mojeID, kwalifikowany podpis elektroniczny), informując o tym Klientów. Wszystkie kroki procesu podpisu są rejestrowane w dzienniku zdarzeń Kliniki w sposób umożliwiający wykazanie momentu wyrażenia zgody, jej treści oraz tożsamości osoby ją wyrażającej. Dziennik zdarzeń przechowywany jest przez okres wymagany przepisami dotyczącymi dokumentacji medycznej i psychologicznej.
10. Weryfikacja tożsamości przed pierwszą wizytą. Po podpisaniu zgód oraz akceptacji Regulaminu, przed rozpoczęciem świadczenia pierwszej wizyty, Klinika dokonuje weryfikacji tożsamości Klienta:
• w przypadku wizyty stacjonarnej — recepcja Kliniki weryfikuje tożsamość Klienta na podstawie okazanego ważnego dokumentu tożsamości ze zdjęciem (dowód osobisty, paszport lub mDowód);
• w przypadku wizyty online (telemedycyna) — specjalista prowadzący wizytę weryfikuje tożsamość Klienta na podstawie okazania dokumentu tożsamości ze zdjęciem w trakcie połączenia wideo.
11. Weryfikacja tożsamości stanowi warunek rozpoczęcia świadczenia usług medycznych przez specjalistę. W przypadku braku zgody Klienta na weryfikację lub braku ważnego dokumentu tożsamości, wizyta nie zostaje przeprowadzona, a do opłaty stosuje się zasady przewidziane dla niestawienia się Pacjenta w miejscu i czasie wizyty (sekcja V Regulaminu).
12. Pacjenci dotychczasowi. Postanowienia niniejszej sekcji stosuje się również do Klientów, którzy korzystali z usług Kliniki przed wejściem w życie aktualnej wersji Regulaminu lub przed aktualizacją zgód RODO i którzy nie podpisali jeszcze aktualnych wersji tych dokumentów. W szczególności:
• Klient, którego dotychczasowe zgody są nieaktualne lub niepełne w świetle obowiązującego Regulaminu, otrzymuje przed kolejną wizytą link do podpisania aktualnych zgód oraz akceptacji aktualnej wersji Regulaminu, na zasadach opisanych w ust. 3, 4 i 8 niniejszej sekcji;
• termin podpisania (najpóźniej na 3 dni przed wizytą) oraz konsekwencja braku podpisania (automatyczne odwołanie wizyty) stosują się analogicznie;
• weryfikacja tożsamości w trybie opisanym w ust. 10 jest powtarzana wyłącznie w sytuacjach, w których Klient nie korzystał z usług Kliniki w sposób osobisty (stacjonarnie lub przez połączenie wideo z okazaniem dokumentu) przez okres dłuższy niż 24 miesiące, albo w razie uzasadnionych wątpliwości co do tożsamości.
IV PŁATNOŚCI
1. Ceny usług są określone w aktualnym Cenniku dostępnym na stronie internetowej Kliniki oraz w recepcji.
2. Płatność za wizytę może nastąpić z góry (online) lub w placówce, zgodnie z wybranym modelem rezerwacji.
3. Wizyty pierwszorazowe (w tym pierwsze wizyty diagnostyczne, konsultacje psychiatryczne pierwszorazowe oraz wszelkie wizyty rozpoczynające opiekę nad nowym Pacjentem) wymagają przedpłaty wniesionej najpóźniej na 3 (trzy) dni robocze przed planowanym terminem wizyty. Brak wniesienia przedpłaty w wymaganym terminie może skutkować anulowaniem rezerwacji.
4. W przypadku niektórych usług, w szczególności pełnych pakietów diagnostycznych, Klinika może wymagać przedpłaty obejmującej pełną wartość pakietu w celu zagwarantowania terminu.
V ODWOŁANIE LUB PRZEŁOŻENIE WIZYTY
1. Wizyty pierwszorazowe (przedpłacone). Odwołanie lub przełożenie wizyty pierwszorazowej jest bezpłatne, jeżeli zostanie zgłoszone najpóźniej na 3 (trzy) dni robocze przed planowanym terminem wizyty. W takim przypadku Klient otrzymuje pełny zwrot przedpłaty.
2. Odwołanie lub przełożenie wizyty pierwszorazowej zgłoszone w terminie krótszym niż 3 dni robocze przed planowanym terminem wizyty (tj. później niż 3 dni robocze przed terminem) uprawnia Klinikę do odmowy zwrotu całości lub części przedpłaty, z uwzględnieniem kosztów organizacyjnych, zarezerwowanego czasu specjalisty oraz indywidualnej oceny okoliczności zgłoszenia.
3. Wizyty kolejne (po pierwszorazowej). Odwołanie lub zmiana terminu wizyty kolejnej w ramach prowadzonej opieki jest bezpłatne pod warunkiem dokonania zgłoszenia nie później niż 24 (dwadzieścia cztery) godziny przed planowanym terminem wizyty.
4. Odwołanie wizyty kolejnej w terminie krótszym niż 24 godziny przed planowanym terminem lub niestawienie się Pacjenta w miejscu i czasie wizyty może skutkować:
a. naliczeniem opłaty w wysokości do 100% wartości wizyty — z uwzględnieniem kosztów organizacyjnych, zarezerwowanego czasu specjalisty oraz indywidualnej oceny okoliczności — którą Klient zobowiązany jest uregulować zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie, jeżeli płatność nie została wniesiona wcześniej, lub
b. odmową zwrotu całości lub części kwoty już uiszczonej przez Klienta, jeżeli wizyta była opłacona z góry, w wysokości odpowiadającej kosztom organizacyjnym, zarezerwowanemu czasowi specjalisty oraz po indywidualnej ocenie okoliczności.
5. Powiadomienie o odwołaniu lub zmianie terminu wizyty następuje za pośrednictwem portalu rezerwacyjnego Kliniki, telefonicznie lub osobiście. O dochowaniu terminu, o którym mowa w niniejszej sekcji, decyduje moment wpływu zgłoszenia do Kliniki.
6. W szczególnie uzasadnionych przypadkach losowych (m.in. nagła choroba, hospitalizacja, zdarzenie losowe) Klinika może odstąpić od pobierania opłaty lub dokonać częściowego albo pełnego zwrotu wniesionej kwoty. Każdy taki przypadek rozpatrywany jest indywidualnie, z uwzględnieniem okoliczności zgłoszonych przez Klienta.
VI PRZEBIEG WIZYTY I PRZYPADKI SZCZEGÓLNE
1. Spóźnienie Pacjenta: w przypadku spóźnienia Pacjenta wizyta nie ulega przedłużeniu i odbywa się w pozostałym dostępnym czasie.
2. Spóźnienie na wizytę diagnostyczną: jeżeli w wyniku spóźnienia Pacjenta na sesję diagnostyczną psycholog lub lekarz nie ma możliwości zebrania pełnego zakresu informacji niezbędnych do wystawienia opinii psychologicznej lub przeprowadzenia badania psychiatrycznego, psycholog lub lekarz zastrzega sobie prawo do umówienia z Pacjentem dodatkowej, płatnej wizyty uzupełniającej. Koszt wizyty uzupełniającej ustalany jest zgodnie z aktualnym Cennikiem.
3. Prawo odmowy przeprowadzenia wizyty: Klinika oraz personel realizujący wizytę zastrzegają sobie prawo do odmowy jej przeprowadzenia w przypadku:
• agresji fizycznej Pacjenta lub osoby mu towarzyszącej,
• agresji słownej Pacjenta lub osoby mu towarzyszącej,
• widocznych objawów stanu pod wpływem alkoholu Pacjenta,
• widocznych objawów stanu pod wpływem substancji psychoaktywnych (SPA) Pacjenta.
4. W przypadku odmowy przeprowadzenia wizyty z przyczyn, o których mowa w ust. 3, opłata za wizytę nie podlega zwrotowi.
5. W sytuacji bezpośredniego zagrożenia zdrowia lub życia Pacjenta, personelu Kliniki, innych Pacjentów lub osób trzecich, pracownicy Kliniki zastrzegają sobie prawo do niezwłocznego wezwania ochrony, Policji lub Zespołu Ratownictwa Medycznego, zgodnie z procedurami bezpieczeństwa obowiązującymi w Klinice.
6. Współpraca Pacjenta. Pacjent zobowiązany jest do przekazywania prawdziwych, kompletnych i aktualnych informacji niezbędnych do prawidłowej realizacji świadczenia zdrowotnego lub procesu diagnostycznego. Klinika nie ponosi odpowiedzialności za skutki wynikające z przekazania przez Pacjenta informacji niepełnych, nieprawdziwych lub nieaktualnych.
7. Sytuacje nagłego zagrożenia życia lub zdrowia. Klinika nie świadczy pomocy w stanach nagłego zagrożenia życia lub zdrowia (m.in. zawał, udar, próba samobójcza w toku, ostry stan psychotyczny wymagający natychmiastowej hospitalizacji). W sytuacji nagłego zagrożenia życia lub zdrowia Pacjent lub osoba mu towarzysząca powinni niezwłocznie skontaktować się z numerem alarmowym 112 albo bezpośrednio z najbliższą placówką świadczącą całodobową pomoc w stanach nagłych (Szpitalny Oddział Ratunkowy, Izba Przyjęć Psychiatryczna, Telefoniczna Pierwsza Pomoc Psychologiczna pod numerem 116 123, Telefon Zaufania dla Dzieci i Młodzieży 116 111).
VII WIZYTY ONLINE (TELEMEDYCYNA)
1. Klinika świadczy część wizyt w trybie zdalnym (telemedycyna) z wykorzystaniem dedykowanej platformy spełniającej wymogi ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz wymogi RODO w zakresie ochrony danych szczególnych kategorii (art. 9).
2. Dodatkowa zgoda na realizację usługi w formie telemedycznej. Klinika może wymagać od Pacjenta wyrażenia odrębnej, dodatkowej zgody na realizację konkretnej usługi z wykorzystaniem połączenia wideo, jeżeli Pacjent nie wyraził takiej zgody wcześniej w procesie podpisywania zgód i akceptacji Regulaminu (sekcja III ust. 8). Dodatkowa zgoda zbierana jest w tej samej formie dokumentowej z mechanizmem dwuskładnikowej weryfikacji. Brak wyrażenia tej zgody skutkuje brakiem możliwości przeprowadzenia wizyty w formie online.
3. Zapisując się na wizytę online, Pacjent poświadcza, że dysponuje:
• urządzeniem wyposażonym w kamerę i mikrofon (laptop, komputer stacjonarny z osprzętem, smartfon lub tablet);
• stabilnym łączem internetowym umożliwiającym prowadzenie wideokonferencji bez przerw w transmisji obrazu i dźwięku;
• aktualną wersją przeglądarki internetowej lub aplikacji wskazanej przez Klinikę do prowadzenia wizyt online.
4. Wizyta online powinna odbyć się w miejscu zapewniającym warunki do prowadzenia rozmowy o charakterze klinicznym:
• ciche, wyciszone pomieszczenie zapewniające prywatność rozmowy,
• brak obecności osób trzecich, chyba że ich obecność została wcześniej uzgodniona ze specjalistą (np. partner, rodzic w przypadku Pacjenta małoletniego),
• dobre oświetlenie umożliwiające specjaliście obserwację twarzy Pacjenta.
5. Test jakościowy łącza i sprzętu. Wraz z zaproszeniem na wizytę online Klinika wysyła Pacjentowi link do przeprowadzenia testu jakościowego, obejmującego pomiar parametrów łącza internetowego (przepustowość, opóźnienie, stabilność) oraz weryfikację działania kamery, mikrofonu i głośnika/słuchawek. Pacjent zobowiązany jest do przeprowadzenia testu przed rozpoczęciem wizyty.
6. Automatyczna ocena testu i obowiązek powtórzenia. Wynik testu jakościowego oceniany jest za pomocą algorytmów automatycznych Kliniki. W przypadku wyniku negatywnego (parametry niewystarczające do prawidłowego przeprowadzenia wizyty), Pacjent ma obowiązek powtórzyć test po usunięciu zidentyfikowanych nieprawidłowości (m.in. zmiana sieci na stabilniejszą, weryfikacja działania sprzętu audio/wideo, ograniczenie obciążenia łącza) — aż do uzyskania wyniku pozytywnego. Algorytmy automatyczne stosowane w toku oceny działają pod nadzorem personelu Kliniki i pozostają zgodne z wymogami Rozporządzenia UE 2024/1689 (AI Act).
7. Ostateczna decyzja specjalisty co do jakości połączenia. Pozytywny wynik testu jakościowego nie stanowi gwarancji przeprowadzenia wizyty w trybie online. Ostateczna decyzja co do jakości połączenia wystarczającej do przeprowadzenia wizyty pozostaje w gestii specjalisty prowadzącego wizytę i jest podejmowana w momencie rozpoczęcia połączenia online. Specjalista może uznać warunki za niewystarczające także w przypadku, gdy Pacjent uzyskał wcześniej pozytywny wynik testu — w sytuacji, gdy w momencie sesji warunki uległy pogorszeniu (zerwanie połączenia, hałas otoczenia, niska jakość obrazu lub dźwięku, brak prywatności).
8. W przypadku niespełnienia warunków technicznych lub środowiskowych, o których mowa w ust. 3 i 4, lub negatywnej oceny jakości połączenia przez specjalistę, o której mowa w ust. 7, w stopniu uniemożliwiającym prawidłowe przeprowadzenie wizyty, specjalista zastrzega sobie prawo do przerwania i przełożenia wizyty na inny termin.
9. Przełożenie wizyty online z przyczyn leżących po stronie Pacjenta (brak sprzętu audio/wideo, niestabilne łącze, obecność osób trzecich bez wcześniejszego uzgodnienia, brak prywatności, niewłaściwe warunki, brak wymaganego testu jakościowego z pozytywnym wynikiem) uprawnia Klinikę do odmowy zwrotu całości lub części opłaty za wizytę, z uwzględnieniem kosztów organizacyjnych, zarezerwowanego czasu specjalisty oraz indywidualnej oceny okoliczności. Jeżeli płatność nie została wcześniej dokonana, Klient zobowiązany jest uregulować należność zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie, w wysokości odpowiadającej wartości usługi zgodnie z Cennikiem obowiązującym w dniu planowanego terminu wizyty.
10. W przypadku niemożności przeprowadzenia wizyty z przyczyn leżących po stronie Kliniki lub dostawcy platformy telemedycznej, Klinika niezwłocznie kontaktuje się z Pacjentem w celu uzgodnienia nowego terminu, bez żadnych dodatkowych obciążeń finansowych dla Pacjenta.
11. Procedura w przypadku awarii lub zerwania połączenia w trakcie sesji. W razie nagłego zerwania połączenia, utraty obrazu lub dźwięku w trakcie trwającej wizyty online:
• specjalista oczekuje na ponowne nawiązanie połączenia przez Pacjenta przez okres do 10 minut, licząc od momentu zerwania;
• w przypadku braku ponownego połączenia w wyznaczonym czasie, specjalista lub recepcja niezwłocznie kontaktuje się z Pacjentem alternatywnym kanałem (telefon, e-mail, SMS), korzystając z danych kontaktowych podanych przy rezerwacji;
• jeżeli pozostały czas sesji oraz odzyskane warunki techniczne pozwalają na rzetelne przeprowadzenie wizyty, sesja kontynuowana jest po ponownym połączeniu;
• jeżeli sesji nie da się rzetelnie kontynuować, specjalista podejmuje decyzję o przełożeniu wizyty na inny termin. Klinika i Pacjent uzgadniają nowy termin niezwłocznie, w trybie analogicznym do procedury rezerwacji.
12. Wizyta uznawana jest za odbytą, jeżeli pomimo zerwania połączenia, sesja została kontynuowana i zakończona w sposób umożliwiający osiągnięcie celu klinicznego. Wizyta przełożona ze względu na awarię leżącą po stronie Kliniki lub dostawcy platformy nie pociąga za sobą dodatkowych obciążeń finansowych dla Pacjenta. Awaria leżąca po stronie Pacjenta (m.in. niestabilne łącze, brak sprzętu, brak gotowości środowiskowej) jest oceniana zgodnie z zasadami określonymi w ust. 9.
VIII DOKUMENTY MEDYCZNE, OPINIE I DOKUMENTACJA
1. W ramach świadczenia usług Klinika może wydawać Pacjentowi dokumentację medyczną, opinie psychologiczne, zaświadczenia oraz inne dokumenty (m.in. zaświadczenia lekarskie, opinie poszerzone, kopie dokumentacji medycznej, zaświadczenia o odbytych wizytach).
2. Orientacyjne terminy wydawania dokumentów. Klinika dokłada starań, aby dokumenty były wydawane w następujących orientacyjnych terminach od dnia zakończenia procesu diagnostycznego lub zgłoszenia żądania:
• opinia psychologiczna z procesu diagnostycznego ADHD — w terminie do 10 (dziesięciu) dni roboczych od dnia ostatniej sesji diagnostycznej;
• zaświadczenie lekarskie lub psychiatryczne wydawane na żądanie Pacjenta — w terminie do 7 (siedmiu) dni roboczych od dnia zgłoszenia żądania;
• kopia dokumentacji medycznej — zgodnie z terminami wynikającymi z Ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta;
• inne dokumenty — w terminie indywidualnie uzgodnionym ze specjalistą lub recepcją.
3. Terminy wskazane w ust. 2 mają charakter orientacyjny. W uzasadnionych przypadkach (m.in. złożoność oceny klinicznej, konieczność uzupełnienia danych, sytuacje losowe po stronie specjalisty) terminy mogą ulec wydłużeniu. Klinika niezwłocznie informuje Pacjenta o przewidywanym opóźnieniu i nowym, szacowanym terminie.
4. Zasady wydawania opinii diagnostycznych. Pacjent jest informowany, że udział w procesie diagnostycznym nie stanowi gwarancji uzyskania określonego rozpoznania ani wydania opinii o określonej treści. Treść opinii psychologicznej oraz wnioski diagnostyczne formułowane są wyłącznie na podstawie wyników przeprowadzonych narzędzi diagnostycznych (m.in. DIVA-5, ASRS), wywiadu klinicznego oraz badania psychiatrycznego, zgodnie z aktualną wiedzą medyczną i wytycznymi zawodowymi (m.in. wytyczne EPA, NICE, Sekcji Specjalizacyjnej PTP).
5. Dokumentacja przekazywana przez Pacjenta. Pacjent może przekazać Klinice dokumentację dodatkową (m.in. wcześniejsze opinie psychologiczne, wyniki badań, zaświadczenia od innych specjalistów). Preferowanym kanałem przekazywania dokumentacji jest portal pacjenta zapewniający szyfrowane przesyłanie danych szczególnej kategorii (art. 9 RODO). W przypadku braku dostępu do portalu, Pacjent może uzgodnić z recepcją Kliniki alternatywny, bezpieczny kanał przekazania dokumentów. Klinika nie zaleca przesyłania dokumentów zawierających dane medyczne nieszyfrowaną pocztą elektroniczną.
6. Dokumentacja przekazana przez Pacjenta w toku świadczenia usług staje się częścią dokumentacji prowadzonej przez Klinikę zgodnie z obowiązującymi przepisami i podlega tym samym zasadom retencji oraz ochrony co dokumentacja wytworzona przez Klinikę.
IX PACJENCI MAŁOLETNI
1. Klinika świadczy usługi również na rzecz Pacjentów małoletnich, w szczególności w ścieżce diagnostycznej dla młodzieży od 15. roku życia (15+).
2. Pacjenci małoletni w wieku 15 lat i powyżej: rozpoczęcie procesu diagnostycznego lub terapeutycznego wymaga uzyskania dwóch zgód:
• zgody przedstawiciela ustawowego (rodzica lub opiekuna prawnego),
• zgody samego Pacjenta małoletniego — Klinika uznaje autonomię Pacjenta w tym wieku i zapewnia mu prawo do osobistego potwierdzenia woli skorzystania z usług.
3. Obie zgody są wymagane przed rozpoczęciem świadczenia usług i muszą zostać udzielone w formie dokumentowej, z wykorzystaniem mechanizmu opisanego w niniejszej sekcji oraz w sekcji III ust. 8 Regulaminu, przed pierwszą wizytą.
4. Mechanizm zbierania zgód dla Pacjenta małoletniego 15+. Mechanizm składania zgód opisany w sekcji III ust. 8 stosuje się odrębnie wobec przedstawiciela ustawowego oraz wobec samego Pacjenta małoletniego:
• każda z osób otrzymuje na własny adres e-mail wskazany przy rezerwacji odrębny link do panelu podpisu;
• każda z osób otrzymuje na własny numer telefonu wskazany przy rezerwacji odrębny jednorazowy kod weryfikacyjny SMS;
• wpisanie kodu w panelu podpisu stanowi indywidualne potwierdzenie woli każdej z osób.
5. Wymóg odrębnych danych kontaktowych. Przy rezerwacji wizyty Pacjenta małoletniego 15+ wymagane jest podanie odrębnych danych kontaktowych dla:
• przedstawiciela ustawowego (rodzica lub opiekuna prawnego) — adres e-mail oraz numer telefonu;
• Pacjenta małoletniego — adres e-mail oraz numer telefonu, o ile Pacjent dysponuje własnymi danymi kontaktowymi.
6. W przypadku, gdy Pacjent małoletni nie dysponuje własnymi danymi kontaktowymi (e-mailem lub numerem telefonu odrębnym od przedstawiciela ustawowego), zgoda Pacjenta składana jest w obecności pracownika Kliniki w siedzibie Kliniki, w formie pisemnej, z odnotowaniem tożsamości Pacjenta na podstawie okazanego dokumentu (dowód osobisty, paszport, mDowód lub legitymacja szkolna).
7. Niezależność procesów podpisu. Procesy podpisu zgód przez przedstawiciela ustawowego oraz przez Pacjenta małoletniego przebiegają niezależnie i równolegle. Wizyta zostaje potwierdzona ostatecznie wyłącznie po zakończeniu obu procesów z wynikiem pozytywnym, na zasadach opisanych w sekcji III ust. 4 (termin podpisania najpóźniej na 3 dni przed planowanym terminem wizyty).
8. Weryfikacja tożsamości obu osób przed pierwszą wizytą. Weryfikacja tożsamości, o której mowa w sekcji III ust. 10, dotyczy zarówno przedstawiciela ustawowego, jak i Pacjenta małoletniego. Obie osoby zobowiązane są do okazania ważnych dokumentów ze zdjęciem. W przypadku Pacjenta małoletniego dopuszczalna jest również legitymacja szkolna.
9. Brak podpisania zgód przez którąkolwiek z osób w wyznaczonym terminie, jak również odmowa weryfikacji tożsamości lub brak ważnego dokumentu tożsamości którejkolwiek z osób, skutkuje brakiem możliwości rozpoczęcia świadczenia usług. Wizyta zostaje odwołana, a do opłat stosuje się zasady przewidziane w sekcji V Regulaminu.
10. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej sekcji, w szczególności dotyczących wykonywania władzy rodzicielskiej, zgód jednego lub obojga rodziców, opieki naprzemiennej, ustanowionej opieki prawnej lub innych okoliczności rodzinnych, stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego oraz Ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. W razie wątpliwości Klinika może wystąpić o udokumentowane potwierdzenie zakresu władzy rodzicielskiej lub opieki przed rozpoczęciem świadczenia usług.
11. Klinika wdraża standardy ochrony małoletnich zgodne z ustawą z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (Dz.U. 2024 poz. 560), w tym pisemne procedury reagowania na podejrzenie krzywdzenia, weryfikację personelu w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym, szkolenia personelu oraz dokumentowane zgody przedstawicieli ustawowych.
12. Po wejściu w życie ustawy z dnia 6 grudnia 2025 r. o zawodzie psychologa (Dz.U. 2026 poz. 187), tj. od dnia 22 maja 2028 r., do dokumentacji psychologicznej Pacjentów małoletnich stosuje się okres retencji wynoszący 5 lat liczone od osiągnięcia przez Pacjenta pełnoletności.
X ŚWIADCZENIE USŁUG DROGĄ ELEKTRONICZNĄ I AI
1. Klinika świadczy usługi drogą elektroniczną poprzez udostępnienie portalu rezerwacyjnego, bazy wiedzy oraz narzędzi komunikacyjnych.
2. Komunikacja z Klientem oraz proces rezerwacji mogą być wspierane przez rozwiązania sztucznej inteligencji wdrożone w Klinice. Zakres wykorzystania AI obejmuje w szczególności dopasowywanie terminu wizyty do preferencji Klienta oraz dostępności specjalistów, a także komunikację serwisową (potwierdzenia, przypomnienia o wizytach).
3. Klinika zapewnia, że personel korzystający z narzędzi AI posiada odpowiednie kompetencje (AI Literacy w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 z dnia 13 czerwca 2024 r. — AI Act) oraz nadzoruje procesy zautomatyzowane. Decyzje terapeutyczne i diagnostyczne pozostają wyłącznie w kompetencji wykwalifikowanych specjalistów.
4. Klient ma prawo do uzyskania informacji o zautomatyzowanym charakterze komunikacji, a także do kontaktu z personelem Kliniki bez pośrednictwa systemów AI w każdym momencie procesu rezerwacji lub obsługi wizyty.
XI REKLAMACJE
1. Klient ma prawo do złożenia reklamacji dotyczącej świadczonych usług lub działania portalu.
2. Reklamacje należy składać drogą elektroniczną na adres: reklamacje@klinika-adhd.pl lub pisemnie na adres siedziby Kliniki.
3. Klinika rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni od ich otrzymania.
XII OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
1. Administratorem danych osobowych Klientów oraz Pacjentów Kliniki jest Kliniki ADHD Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Karola Bohdanowicza 17/37, lok. A-I, 02-127 Warszawa, KRS 0000988293.
2. Klinika przetwarza dane osobowe Klientów w celu świadczenia usług medycznych oraz w celach z tym związanych, w tym dane szczególnej kategorii w rozumieniu art. 9 ust. 2 lit. h Rozporządzenia 2016/679 (RODO) — w zakresie niezbędnym do diagnostyki, profilaktyki i leczenia, a także zarządzania udzielaniem świadczeń zdrowotnych.
3. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych, podstawy prawne, okresy retencji, kategorie odbiorców oraz informacje o ewentualnych transferach poza Europejski Obszar Gospodarczy określa odrębna Polityka Prywatności Kliniki dostępna w siedzibie Kliniki oraz na stronie internetowej.
4. Klient, którego dane osobowe są przetwarzane przez Klinikę, posiada następujące prawa wynikające z Rozporządzenia 2016/679 (RODO):
• prawo dostępu do swoich danych (art. 15);
• prawo do sprostowania danych (art. 16);
• prawo do usunięcia danych (art. 17), z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z przepisów dotyczących dokumentacji medycznej;
• prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18);
• prawo do przenoszenia danych (art. 20);
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21);
• prawo do niepodlegania decyzjom opartym wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu (art. 22).
5. Klient ma prawo do wycofania każdej udzielonej zgody w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3 RODO), bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Wycofanie zgody nie wpływa na obowiązki Kliniki wynikające z innych podstaw prawnych (m.in. obowiązek prowadzenia dokumentacji medycznej zgodnie z ustawą o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta).
6. Klient ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Rzeczypospolitej Polskiej jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl).
7. Niezależnie od praw wynikających z RODO, Pacjentowi przysługują uprawnienia określone w Ustawie z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, w szczególności prawo do informacji o stanie zdrowia, prawo do dokumentacji medycznej, prawo do zachowania tajemnicy informacji oraz prawo do poszanowania intymności i godności.
8. Klinika zapewnia ochronę tajemnicy zawodowej lekarskiej (art. 40 ustawy o zawodach lekarza i lekarza dentysty) oraz — po wejściu w życie ustawy z dnia 6 grudnia 2025 r. o zawodzie psychologa (Dz.U. 2026 poz. 187), tj. od dnia 22 maja 2028 r. — bezterminowej tajemnicy zawodowej psychologa, na zasadach określonych w tej ustawie.
XIII POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Klinika zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie z dniem ich opublikowania, przy czym do wizyt już zarezerwowanych stosuje się regulamin obowiązujący w dniu rezerwacji.
2. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej.
XIV ODNIESIENIA PRAWNE
Niniejszy Regulamin uwzględnia następujące akty prawne polskie oraz Unii Europejskiej obowiązujące na dzień jego wejścia w życie:
Akty prawne polskie:
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. — Kodeks cywilny (m.in. art. 77² o formie dokumentowej, art. 384–384¹ o regulaminach świadczenia usług, art. 471 i nast. o odpowiedzialności kontraktowej);
• Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. — Kodeks rodzinny i opiekuńczy (sprawy władzy rodzicielskiej i opieki nad małoletnim);
• Ustawa z dnia 5 grudnia 1996 r. o zawodach lekarza i lekarza dentysty (m.in. art. 32 i 34 dotyczące zgody na świadczenia medyczne, art. 40 dotyczący tajemnicy zawodowej lekarskiej);
• Ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (prawa Pacjenta, dokumentacja medyczna, tajemnica medyczna);
• Ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (t.j. Dz.U. 2024 poz. 522), w szczególności art. 14 dotyczący informowania o działalności leczniczej;
• Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (świadczenie usług telemedycznych i komunikacja elektroniczna);
• Ustawa z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (Dz.U. 2024 poz. 560) — standardy ochrony małoletnich;
• Ustawa z dnia 19 sierpnia 1994 r. o ochronie zdrowia psychicznego (Dz.U. 2022 poz. 2123) — sytuacje kryzysowe i postępowanie wobec osób z zaburzeniami zdrowia psychicznego;
• Ustawa z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu przemocy domowej (Dz.U. 2024 poz. 1466) — procedury reagowania;
• Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (z późn. zm.);
• Ustawa z dnia 6 grudnia 2025 r. o zawodzie psychologa (Dz.U. 2026 poz. 187) — wchodzi w życie 22 maja 2028 r.;
• Kodeks Etyki Lekarskiej (znowelizowany, obowiązujący od 1 stycznia 2025 r.).
Akty prawne Unii Europejskiej:
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO/GDPR), w szczególności art. 6, 7, 9, 12–22, 28, 32;
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 z dnia 13 czerwca 2024 r. w sprawie ustanowienia zharmonizowanych przepisów dotyczących sztucznej inteligencji (AI Act);
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania (eIDAS) — w zakresie elektronicznego potwierdzenia zgód.
W przypadku zmiany lub uchylenia któregokolwiek z wymienionych aktów prawnych Klinika dokona stosownej aktualizacji Regulaminu w terminie nie dłuższym niż 60 dni od dnia wejścia w życie nowych przepisów.
Data wejścia w życie Regulaminu: 20.05.2026